Dokumentation und Versionierung ueber Collaboration Tools ergaenzen die Funktionen der Dokumentenverwaltung.
Die wesentlichen Schritte sind:

• Archivierung der alten Versionen
• Einfuegen von Versionierungskommentaren (warum wurde was geaendert)
• Benachrichtigung bei Aenderungen
• Schutz vor unberechtigten Aenderungen

Oft werden hier die Originalformate (etwa Office-Dateien) verwendet. Das kann Vorteile haben (etwa wenn die entsprechende Weiterverarbeitung gefordert ist), schraenkt aber auch die zur Weiterverarbeitung verwendbaren Clients ein – diese muessen alle mit der entsprechenden Software ausgeruestet sein. In der Regel kein Problem, allenfalls die Bearbeitung ueber mobile Clients koennte hier eingeschraenkt sein.